As Ferramentas Como Aliadas na Produtividade e Gestão no dia-a-dia de uma AV

Publicado em: 28/12/2023

“Precisamos adotar uma abordagem mais flexível em relação ao local de trabalho e ao trabalho que fazemos; uma que nos forneça o espaço físico e cognitivo para aproveitar o incrível poder, insights e experiência que oferecemos, porém focado não nos processos individuais, mas nos resultados gerais que nossas organizações estão buscando alcançar”. — disse David Coplin, autor e antigo executivo da Microsoft.

O conceito de trabalho remoto não é novo, mas sua adoção em larga escala era algo quase inimaginável até há pouco tempo. 

A necessidade de distanciamento social, impulsionada por eventos globais como a pandemia de COVID-19, forçou muitas empresas a reavaliar suas práticas de trabalho. 

Esta reavaliação não foi apenas uma questão de logística, mas também um desafio cultural e tecnológico, que fez com que as pessoas, tanto nas empresas quanto em seus lares, aprendessem a viver em um novo formato.

O avanço tecnológico desempenhou um papel crucial nesta transformação. 

As ferramentas digitais, antes vistas como complementos ou até mesmo “luxos” em alguns ambientes de trabalho, tornaram-se essenciais quase da noite para o dia. 

Softwares de colaboração e comunicação, plataformas de gestão de projetos, e ferramentas de automação não são mais apenas facilitadores; eles são agora a espinha dorsal do ambiente de trabalho moderno, numa grande variedade de negócios.

No dia-a-dia de uma assistente virtual, o cenário é o mesmo, quanto mais a profissional usa ferramentas ao seu favor, maior a sua produtividade e qualidade de entrega e execução do seu trabalho. 

Impacto na Produtividade

A adoção de ferramentas digitais teve um impacto profundo não apenas na forma como as tarefas são executadas, mas também na cultura corporativa. 

A capacidade de colaborar em tempo real, independentemente da localização geográfica, abriu portas para uma diversidade maior de talentos e ideias. A frase “estar perto não é físico” nunca fez tanto sentido.

Não é incomum, no cenário atual, você estar em uma ponta do país e o seu cliente na outra.

Contudo, essa transição não veio sem desafios. 

Para que esse processo possa acontecer da melhor maneira possível, eu quero te convidar a assistir um vídeo, porque antes das ferramentas cumprirem o seu papel, é o comportamento por trás delas que vai delimitar tudo, e eu revelo isso em: Organização e Produtividade

A necessidade de manter a produtividade e a eficácia, enquanto se equilibra o trabalho e a vida pessoal em um mesmo espaço, criou novos dilemas. 

E a gestão do tempo está no topo delas. 

Quem nunca se pegou entre uma pesquisa e outra perdendo 15 minutos em rede social?

Policiar as ações e manter o ambiente se comunicando com você é primordial para não se perder entre as tarefas e atrasar seus prazos. Coloque post its com lembretes perto de você, por exemplo, que tragam a sua atenção para o que realmente é importante na sua rotina, assim é possível eliminar as distrações.

Aprimoramento da Comunicação e Colaboração

O trabalho remoto eliminou as fronteiras físicas, mas trouxe o desafio de manter a comunicação e colaboração eficientes. 

Ferramentas digitais, como softwares de videoconferência, plataformas de mensagens instantâneas e sistemas de gerenciamento de projetos, surgiram como soluções indispensáveis. 

Elas não apenas facilitam a interação regular entre as pessoas, mas também permitem uma colaboração em tempo real que é crucial para o sucesso de projetos complexos.

Todavia, é importante que cada uma delas seja utilizada com segurança e com responsabilidade. 

O Whatsapp, por exemplo. Quando as conversas pessoais se misturam às profissionais, a chance de detonar a sua gestão de tempo, é altíssima. Por isso, separar o uso de ferramentas pessoais das profissionais pode ajudar na gestão do seu tempo. Nesse caso específico, usar um número pessoal e outro profissional é um facilitador. 

Vantagens da Flexibilidade e Acesso Remoto

Estas ferramentas oferecem uma flexibilidade nunca antes pensada para a execução do trabalho. 

Esta flexibilidade é especialmente benéfica para pessoas distribuídas geograficamente, pois permite que todos trabalhem em horários que se adequem às suas necessidades e fusos horários. Ou seja, você não precisa estar sempre no mesmo horário do seu cliente.

Aumento da Produtividade e Eficiência

A comunicação assíncrona é a capacidade de colaborar de maneira eficaz, sem a necessidade de reuniões presenciais, economiza tempo e recursos, de forma prática é uma comunicação que não ocorre em tempo real. 

Um exemplo comum é o e-mail, e as mensagens por aplicativos como o WhatsApp, por exemplo. Muitas dessas ferramentas possuem funcionalidades que ajudam na organização e priorização de tarefas, contribuindo para uma gestão de tempo mais eficiente.

O Insper, uma instituição sem fins lucrativos e voltada à pesquisa, publicou uma pesquisa relevante em 2023, que aponta dados assustadores sobre o tempo investido para trabalhar, o que chamam de “trabalho sobre o trabalho”. 

A pesquisa que foi desenvolvida em seis países descobriu que 58% do tempo dos trabalhadores é investido em uma jornada com perda de tempo em reuniões, por exemplo, que não são necessárias e que poderiam ser evitadas, se a comunicação assíncrona fosse usada de forma mais eficiente.

E embora as reuniões façam parte do escopo de qualquer negócio e tenham relevância, o mau uso desse tempo, abre precedentes para discussões não importantes, gasta o tempo dos trabalhadores, e faz com que coisas práticas fiquem paralisadas na sua execução, prejudicando demandas, e entregas.

Além do dado de 58% do tempo investido em trabalho sobre o trabalho, a pesquisa ainda revelou dados como: o trabalho qualificado ocupa 33% do tempo dos profissionais, e o trabalho estratégico, apenas 9%.

Uma boa pergunta para ser feita e evitar tempo gasto de forma errada e ter um trabalho mais inteligente é: essa reunião poderia ser um e-mail?

O que não deve ser negligenciado para a comunicação assíncrona efetiva?

Se Comunique de forma clara e objetiva. É importante ter clareza e objetividade na hora de se comunicar de forma assíncrona. 

Você precisa se colocar no lugar de quem vai receber a mensagem para saber se ele vai conseguir compreender o que você deseja, e evitar que tarefas sejam cumpridas de forma equivocada.

Isso porque, se o receptor não entender o que o emissor quis dizer, pode ser difícil tirar a dúvida na mesma hora. 

Ferramentas Essenciais para o Trabalho Remoto e Gestão de Atividades

É comum, principalmente quando se inicia a carreira, haver dúvidas sobre qual a melhor ferramenta a usar no dia-a-dia. Para ajudar na sua tomada de decisão, seguem abaixo uma seleção de ferramentas, cada uma na sua área de execução:

Ferramentas de Comunicação e Videoconferência

1. Zoom e Google Meet: Estas plataformas tornaram-se sinônimos de reuniões virtuais. Oferecem recursos como compartilhamento de tela, gravação de reuniões e salas de breakout, essenciais para manter a comunicação clara e efetiva em um ambiente remoto.

2. WhatsApp Business: permite que você deixe informações do seu negócio, seu site, horário de funcionamento ou alguma outra mensagem automática para momentos em que você não pode atender seu cliente. 

Ferramentas de Gestão de Projetos e Tarefas

1. Trello, Notion ou Asana: Estes aplicativos são essenciais para gerenciar projetos e tarefas, oferecendo uma visão clara do progresso e ajudando a manter tudo organizado. Eles permitem criar listas de tarefas, atribuir responsabilidades e definir prazos.

2. Monday.com: Esta ferramenta oferece funcionalidades mais robustas para a gestão de projetos, com opções personalizáveis para atender às necessidades específicas de diferentes projetos.

Ferramentas de Armazenamento e Compartilhamento de Arquivos

1. Google Drive e Dropbox: Estas plataformas são fundamentais para o armazenamento seguro e compartilhamento fácil de arquivos. Elas permitem que pessoas acessem documentos de qualquer lugar, facilitando a colaboração e o trabalho conjunto em documentos.

Ferramentas de Automação e Eficiência

1. IFTTT e Zapier: Estas ferramentas permitem automatizar tarefas repetitivas, conectando diferentes aplicativos e serviços. Por exemplo, você pode configurar um ‘Zap’ para adicionar automaticamente e-mails importantes a uma lista de tarefas no Trello.

2. LastPass: Um gerenciador de senhas que ajuda a manter as credenciais seguras e facilita o acesso a múltiplas plataformas sem a necessidade de lembrar dezenas de senhas diferentes.

Agendas Online para a Gestão do Tempo

  1. Google Agenda: Uma escolha confiável para agendar compromissos, definir lembretes e compartilhar calendários com clientes ou colegas.

  2. Calendly: Facilita a programação de reuniões com clientes, permitindo que eles escolham horários disponíveis em sua agenda.

Impulsione a Comunicação com E-mail Marketing

MailChimp: Uma plataforma para e-mail marketing que oferece automação avançada, segmentação de listas e modelos de e-mail personalizáveis.

Acesso Remoto e Colaboração

  1. TeamViewer: Para acesso remoto seguro a computadores e dispositivos de clientes.

  2. Google Drive: Armazene e compartilhe documentos na nuvem, permitindo colaboração em tempo real.

Gestão Financeira Simplificada

  1. QuickBooks Online: Perfeito para rastrear despesas, planejamento e gerenciamento financeiro geral.

  2. FreshBooks: Prestações e contabilidade online, além de relatórios financeiros detalhados.

No YouTube eu tenho um vídeo que fala sobre Dicas de FERRAMENTAS  para assistentes virtuais e nele eu conto no detalhezinho como eu comecei essa jornada e quais foram as ferramentas que me ajudaram a aumentar drasticamente a melhora da qualidade e gestão do meu tempo.

Dicas para Escolher e Integrar Ferramentas de Forma Eficaz

Como saber quais ferramentas usar com cada cliente? 

Essa dúvida é comum para assistentes virtuais, principalmente por cada projeto ter características peculiares, e principalmente no começo da carreira.

Aqui vão alguns protocolos para identificar o que cada cliente vai precisar:

1. Identifique as Necessidades Específicas: Antes de escolher uma ferramenta, é crucial entender as necessidades específicas do seu cliente e do projeto. Considere fatores como tipos de demandas, natureza do trabalho, e requisitos de comunicação e colaboração.

2. Procure por Flexibilidade e Escalabilidade: Opte por ferramentas que possam crescer e se adaptar com a rotina do seu cliente, sem ser um inconveniente para ele. A capacidade de personalizar recursos e adicionar usuários conforme necessário é essencial.

Focando na Usabilidade e Integração

1. Interface de Usuário Intuitiva: Escolha ferramentas com interfaces fáceis de usar para garantir que todos na equipe possam adotá-las rapidamente.

2. Compatibilidade e Integração: Verifique se as ferramentas podem ser facilmente integradas com outras que você já usa. Uma boa integração reduz a redundância e melhora a eficiência.

Considerando a Segurança e o Suporte

1. Segurança de Dados: Escolha ferramentas que ofereçam recursos de segurança robustos, especialmente se você estiver lidando com informações sensíveis.

2. Suporte ao Cliente:

Verifique se a ferramenta oferece um bom suporte ao cliente, incluindo tutoriais, atendimento ao cliente e fóruns de usuários.

Aplicando as Ferramentas no Cotidiano para Organização e Gestão Eficaz

Separei duas ferramentas, para mostrar como você pode utilizá-las em sua rotina. 

Organização de Tarefas com o Trello

Criação de Quadros para Projetos: Use o Trello para criar quadros específicos para cada projeto. Dentro de cada quadro, crie listas para diferentes estágios do projeto, como “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”.

Atribuição de Tarefas e Prazos: Em cada lista, adicione cartões para tarefas específicas, atribuindo-os a membros da equipe com prazos claros. Isso ajuda a visualizar o progresso e garante que todos saibam suas responsabilidades.

Gerenciamento de Projetos com Monday.com

Visão Geral do Projeto: Utilize Monday.com para ter uma visão geral dos projetos em andamento. Configure painéis personalizados que mostram o status das tarefas, quem está trabalhando nelas e os prazos.

Automatização de Processos: Configure automações para atualizar o status das tarefas quando certas condições são cumpridas, como a conclusão de uma tarefa anterior, ajudando na fluidez do trabalho.

Com as ferramentas certas, o trabalho remoto pode ser tão produtivo e eficiente quanto o trabalho presencial, e seu cliente vai sentir leveza e fluidez no que você entrega. 

A chave está em escolher as ferramentas que melhor se adaptam às suas necessidades e do seu cliente, e aprender a usá-las de maneira eficaz. Experimente as ferramentas sugeridas e veja como elas podem transformar a maneira como você trabalha.

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Um abraço, e até a próxima.

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