Como o Seu Trabalho de BPO Financeiro Pode Salvar Uma Empresa da Falência?
Uma coisa é certa, para qualquer negócio nascer é preciso um produto ou um serviço que seja possível ser vendido. Uma empresa nasce a partir da receita que é capaz de criar. Mas para esse negócio se manter ativo, crescendo e com lucratividade, a gestão financeira é a chave.
Parece óbvio falar isso, mas por incrível que pareça, para a maior parte dos negócios isso ainda é um enorme desafio, especialmente em negócios menores, como as micro e pequenas empresas.
Um dado alarmante do SEBRAE, divulgado em 2023, e oriundo a partir das bases de dados da Receita Federal e também de pesquisas de campo realizadas entre 2018 e 2021, e entre as empresas fechadas em 2020 aponta informações relevantes.
Os dados analisados abaixo, são dados oficiais do SEBRAE:
Maior proporção de pessoas que estavam desempregadas antes de abrir um negócio;
Menor conhecimento/experiência anterior no ramo de atuação;
Maior proporção de quem abriu a empresa por exigência de cliente ou fornecedor;
Maior proporção de quem abriu por necessidade;
- Maior proporção de quem conhecia menos aspectos relevantes do negócio;
- Tiveram menos acesso ao crédito (pediram menos e conseguiram menos);
- Tinham menos iniciativa em aperfeiçoar o negócio;
Os resultados apontaram que os MEIs (microempreendedores individuais), têm a maior taxa de mortalidade entre os pequenos negócios, 29% fecham após 5 anos de atividade.
Já as Micro Empresas, têm taxa de mortalidade intermediária entre os pequenos negócios, 21,6% fecham após 5 anos de atividade.
As Empresas de pequeno porte têm a menor taxa de mortalidade entre os pequenos negócios, 17% fecham após 5 anos de atividade.
A maior taxa de mortalidade foi verificada no comércio (30,2% fecham em 5 anos) e a menor na indústria extrativa (14,3% fecham em 5 anos).
Dentre os fatores que contribuíram para o fechamento dos negócios, chamam a atenção os seguintes indicativos:
1. Pouco preparo pessoal. Mais de 40% dos entrevistados eram funcionários de empresas privadas antes de abrir seu próprio negócio. Outros 37% eram autônomos sem empresa constituída;
2. Planejamento do negócio deficiente. 17% dizem não ter feito nenhum planejamento e 59% dizem ter feito por no máximo 6 meses; Muitos deixaram de levantar informações relevantes para criar o negócio.
3. Gestão do negócio deficiente. Na “gestão do negócio” as empresas que sobreviveram se mostraram mais ativas, se importando com diferenciação e adaptação de produtos ou serviços, estratégia relevante para a sobrevivência.
Ao analisar esses dados, fica visível a importância da gestão financeira, pois em todas as esferas, ela é fator determinante para uma tomada de decisão, seja na falta de preparo para executá-la, no planejamento que tem impacto direto dela, ou na gestão do negócio.
Os erros cometidos, em sua grande maioria, são básicos. Vamos analisar os mais comuns e nocivos para a saúde de uma empresa.
Erros Comuns na Gestão Financeira
Na gestão financeira empresarial, certos erros, apesar de comuns, podem ter repercussões profundas. Aqui, identificamos três erros frequentes que, embora possam parecer triviais, são capazes de prejudicar significativamente a saúde financeira de uma empresa.
Erro 1: Não Separar as Finanças Pessoais das da Empresa
Um erro crítico que muitos empreendedores cometem é misturar suas finanças pessoais com as da empresa. Isso não apenas dificulta a análise precisa da performance financeira do negócio, mas também pode levar a decisões fiscais equivocadas e problemas com a Receita Federal.
Prática no dia a dia: Um negócio que utiliza os mesmos recursos para gastos pessoais e empresariais pode acabar com uma visão distorcida do seu fluxo de caixa. Isso pode resultar em dificuldades na hora de identificar a rentabilidade real ou na aplicação de estratégias para redução de custos.
Erro 2: Ignorar a Importância de um Orçamento
A ausência de um orçamento bem definido pode levar a gastos descontrolados e decisões financeiras mal fundamentadas. Um orçamento serve como um plano para guiar as despesas e investimentos, assegurando que os recursos estejam alinhados com os objetivos de negócio.
Prática no dia a dia: Sem um orçamento, um negócio pode acabar alocando fundos excessivos em áreas menos críticas, enquanto negligencia investimentos em setores essenciais para o crescimento. Por exemplo, um investimento desmedido em publicidade sem um retorno correspondente no aumento de vendas.
Erro 3: Desconsiderar o Fluxo de Caixa
O gerenciamento efetivo do fluxo de caixa é vital para a sustentabilidade de qualquer negócio. Ignorá-lo pode levar à incapacidade de atender compromissos financeiros, mesmo em empresas que aparentam ser lucrativas.
Prática no dia a dia: Um exemplo disso é uma empresa que não acompanha seu fluxo de caixa de perto e acaba descobrindo tarde demais que não possui fundos suficientes para pagar fornecedores ou cumprir com obrigações fiscais, apesar de ter um bom volume de vendas.
Assista o vídeo: BPO Financeiro na prática
O Impacto dos Erros Financeiros na Empresa
A gestão financeira não tem relação apenas com números em uma planilha, ela é o coração pulsante de um negócio.
Erros financeiros comuns, mesmo que pequenos, podem ter impactos significativos que podem comprometer severamente o negócio, e até levá-lo à falência.
Fluxo de Caixa e Liquidez: Erros como a falha em gerenciar o fluxo de caixa eficientemente podem levar rapidamente a problemas de liquidez. Por exemplo, uma empresa pode descobrir que não tem fundos suficientes para cobrir despesas operacionais imediatas, como pagamento de salários ou fornecedores, apesar de ter vendas saudáveis no papel.
Isso pode resultar em atrasos de pagamento, acúmulo de dívidas e danos à reputação da empresa.
Decisões Estratégicas Comprometidas: A falta de um orçamento claro pode levar a decisões de investimento mal planejadas. Sem um entendimento claro de onde o dinheiro está sendo gasto, a empresa pode não conseguir identificar áreas que necessitam de investimento ou cortar despesas desnecessárias, prejudicando o crescimento e a competitividade no mercado.
Identificar e corrigir os erros financeiros é apenas o primeiro passo. É necessário implementar boas práticas e estratégias eficazes para transformar a gestão financeira de um negócio.
Implementação de Boas Práticas
A primeira e mais crucial etapa é estabelecer um orçamento claro e realista. Isso envolve entender todas as fontes de receita e categorizar despesas, permitindo um planejamento financeiro estratégico.
Manter um registro rigoroso do fluxo de caixa é essencial. Isso não apenas ajuda a evitar surpresas desagradáveis, mas também fornece insights valiosos para tomada de decisão.
Softwares de gestão financeira podem ser utilizados para monitorar o fluxo de caixa em tempo real, garantindo que a empresa esteja sempre ciente de sua posição financeira.
A tecnologia é uma aliada poderosa na gestão financeira.
A adoção de sistemas de BPO Financeiro e outras ferramentas digitais pode automatizar tarefas tediosas e propensas a erros, como a reconciliação bancária, que é um processo em que se compara os extratos bancários com a contabilidade interna da empresa.
Este procedimento de controle interno permite detetar possíveis erros, e fornecer análises e relatórios detalhados para uma melhor compreensão do real estado financeiro do negócio.
Para muitas empresas, especialmente as pequenas e médias, a contratação de um profissional especializado em serviços financeiros, como o BPO Financeiro pode ser um divisor de águas.
Esses especialistas trazem não só conhecimento e experiência, mas também uma perspectiva externa que pode identificar ineficiências e oportunidades de otimização.
Uma das principais vantagens percebidas do BPO financeiro é a redução de custos.
Ao terceirizar processos financeiros, a empresa pode reduzir os custos associados à contratação e treinamento de pessoal.
Entenda mais sobre a profissão de BPO lendo o artigo: O serviço que todas as empresas precisam e poucos profissionais oferecem
Oportunidades para Profissionais de BPO Financeiro
A transformação do setor financeiro em um ambiente empresarial não é apenas uma questão de corrigir erros, representa uma oportunidade relevante para profissionais de BPO Financeiro.
Os serviços que ele pode oferecer dentro da gestão financeira são variados, como por exemplo:
Diagnóstico Financeiro. O BPO Financeiro pode começar por realizar um diagnóstico financeiro abrangente para identificar problemas ocultos. Isso inclui a análise do fluxo de caixa, práticas de orçamento e a separação das finanças pessoais e empresariais.
Com base na análise, estes profissionais podem desenvolver estratégias financeiras personalizadas. Isso pode incluir a implementação de softwares financeiros, aconselhamento sobre planejamento de orçamento e fluxo de caixa, e orientação para a adoção de práticas de gestão financeira eficientes.
Relação Ganha-Ganha entre BPOs e Empresas
O relacionamento entre um BPO Financeiro e uma empresa é profundo e estratégico.
Enquanto as empresas se beneficiam da expertise e da eficiência aprimorada, os BPOs ganham a oportunidade de expandir sua clientela e reputação.
Ao delegar tarefas não essenciais a um BPO, as empresas podem direcionar seus recursos internos para suas atividades principais, se concentrando no core business.
Esse relacionamento pode impactar diretamente na produtividade, porque tanto equipes internas, quanto o próprio gestor do negócio pode se dedicar a atividades estratégicas que impulsionam o crescimento e a inovação da empresa, colocando o talento no lugar certo.
A terceirização de processos rotineiros ou especializados permite que as empresas otimizem seus recursos e se concentrem em áreas onde podem agregar mais valor ao seu negócio.
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