Prospecção de Clientes na Assistência Virtual

Um dos grandes desafios de ser Assistente Virtual é fazer a tão temida Prospecção de Clientes. A maioria das pessoas tem dificuldade em relacionar-se com desconhecidos. No entanto, a base da prospecção de clientes é justamente essa: Relacionamento.

Sabemos que vender o próprio produto ou serviço não é uma tarefa fácil, principalmente quando deve ser feito para alguém que ainda não se conhece muito bem. Por isso, o mais importante de tudo é se autoconhecer e saber exatamente o que quer oferecer, para quem e onde estão esses possíveis clientes. Ter tudo isso claro e bem definido trará segurança e tranquilidade para prospectar com o público que deseja.

Selecionamos as melhores dicas sobre Prospecção de Clientes, com base na experiência da própria Camile (mentora do curso), bem como das alunas e de especialistas que compartilharam suas estratégias sobre prospecção.

O que é Prospecção?

Antes de mais nada, é importante saber o que significa a palavra prospecção, bem como os termos que fazem parte dessa prática.

No dicionário, a palavra prospectar significa “possuir maior visibilidade, ter grande importância e sobressair”. Ela também está relacionada ao ato de “garimpar, pesquisar e mensurar valor”. Em outras palavras, prospectar significa pesquisar, garimpar, tornar-se visível e importante para pessoas que necessitam de produtos ou serviços.

No Marketing Digital, os futuros clientes são conhecidos como leads (potenciais clientes) ou prospects (do inglês Prospect = Prospectar), que são as pessoas que mais se identificam com os produtos ou serviços que estão sendo oferecidos.

Tendo essa noção do que significa o termo prospecção, vamos ver como ele se encaixa na Assistência Virtual.

Prospecção de Clientes na Assistência Virtual

Pode parecer que não, mas o termo Assistência Virtual ainda é estranho para a maioria das pessoas. Este é mais um motivo para o assistente virtual prospectar clientes. Apesar de ser um desafio para quem não gosta muito de relacionar-se com estranhos, essa tarefa pode ser bem simples quando feita com leveza e persistência.

Aproximando-se dos clientes

A forma mais conhecida de aproximar-se de clientes, é através de ligações telefônicas. No entanto, com o desenvolvimento de novas tecnologias, também é possível prospectar clientes por e-mail, redes sociais ou através de parcerias com outros assistentes.

Para aproximar-se dos clientes é muito importante que o assistente virtual tenha claro quais são os seus benefícios, quem são seus possíveis clientes e quais são as dores deles. As ferramentas básicas que o assistente precisa ter desenvolvido são:

• Carta de Apresentação / E-mail;
• Proposta de Valor (Canva);
• Formalização (MEI, Contrato, Proposta, etc).

Tudo isso é falado aqui em outros posts do blog.

Carta de Apresentação / E-mail

A carta de apresentação deve ser preparada com as informações da Proposta de Valor (Canva) e deve ser personalizada de acordo com o nicho de clientes que pretende atender. Por exemplo: Dentistas, Médicos, Advogados, Influencers, etc. Dentro de cada um desses nichos, deve-se ainda especificar a persona, como por exemplo: médico pediatra, oftalmologista, cardiologista, psicólogo, entre outros.

O texto de apresentação deve ser preparado de acordo cada uma dessas especialidades, para que seja uma comunicação clara e coerente, onde o assistente virtual poderá indicar os benefícios que oferece para aquele nicho específico.

O título da carta de apresentação / e-mail deve ser claro e chamativo, de modo que o prospect tenha interesse em abrir e ler por completo. Uma sugestão é utilizar duas ou três palavras dos benefícios que oferece: “Agilidade e Tranquilidade para o seu dia-a-dia”. Por isso, faça uma pesquisa das dores do cliente, ou seja, o que ele mais precisa e use essas informações para elaborar o e-mail e a carta de apresentação que enviará para ele.

No corpo do e-mail o texto deve ser breve. Uma dica é utilizar tópicos e frases curtas que façam com que o prospect tenha interesse em abrir a sua carta de apresentação, que deve estar anexada a este e-mail.

Na carta de apresentação, o ideal é começar falando sobre o mercado (estatísticas). Depois explique brevemente sobre a modalidade (Assistência Virtual), quais os benefícios e o que você oferece. Se possível, acrescente Cases de Sucesso que farão com que as informações fiquem mais verdadeiras e convincentes.

Fale um pouco sobre sua história! Fale de você, as pessoas gostam de saber quem está por trás do negócio e com quem irão trabalhar. Um breve resumo sobre sua trajetória profissional e suas habilidades, são o suficiente para essa etapa do processo.

Por fim, chame para a ação, o famoso call to action. Faça um convite para uma entrevista, encontro, bate-papo ou mesmo para uma proposta. Contacte o cliente por telefone para saber se ele recebeu o e-mail e o que achou da carta de apresentação. O script de ligação é o próximo passo.

Dica importante: antes de enviar a carta para os clientes, mostre-a para conhecidos, peça para eles avaliarem se está fácil de entender. Para quem já é assistente virtual, as informações podem parecer claras, mas para quem nunca ouviu falar dessa modalidade de trabalho, é importante que se faça entender.

Script de ligação

O intuito das ligações é conhecer melhor o cliente. Ouvir é mais importante do que falar, pois o objetivo dessa conversa é saber se o serviço se encaixa com o que o cliente precisa.

Seja profissional, empático e sutil. Saber adaptar o que precisa falar com o que o cliente está sentindo, é fundamental para que a conversa seja leve e descontraída. As primeiras ligações podem não ser boas, mas com prática e persistência, tudo melhora.

Assim como no e-mail e na carta de apresentação, o primeiro passo é apresentar-se dizendo nome, o que faz e quais benefícios oferece. Depois, faça o cliente pensar! Pergunte como é a rotina de trabalho dele e como ele faz algum serviço específico (financeiro, por exemplo).

Situe o cliente do que ele precisa. Levante um problema, como por exemplo, quanto tempo ele leva para fazer tal atividade, bem como suas implicações. “Você acha que poderia gerar mais negócios se tivesse alguém que cuidasse do seu controle financeiro?”

Apresente uma solução: “Se você tivesse alguém que fizesse o seu controle financeiro…” Apresente as soluções que você oferece. Todas essas indagações farão com que o cliente reflita sobre a rotina de trabalho dele, bem como se os serviços que você oferece podem ajudá-lo.

Chame para a ação (call to action)! Pergunte se o cliente quer marcar uma reunião, se pode enviar um e-mail com uma apresentação, se pode ligar em tal dia para conversar sobre uma proposta… Enfim, esse é o momento de fazer o prospect comprometer-se a ter uma próxima conversa.

Dicas importantes:

• Faça um discurso para cada tipo de cliente;
• Faça as ligações quando estiver bem humorado;
• Escolha um momento calmo do dia e varie os horários, caso não consiga falar com o cliente;
• Registre as ligações (planilha ou CRM);
• Se for trabalhar com prospecção, use essas técnicas;
• O mercado de e-commerce precisa de profissionais que trabalhem com prospecção.

Dica bônus: DEIXE OS MEDOS DE LADO! Essa é a etapa mais difícil, mas se não fazê-la, nunca dará certo. Por isso, converse com pessoas, busque apoio, pratique com conhecidos e peça para que eles o indiquem para outras pessoas. O mais importante é criar um relacionamento e isso só se consegue praticando!

Prospecção na Prática!

Segundo as estatísticas, 8 é o número médio de tentativas para realizar uma conexão de sucesso com o prospect. Além disso, 80% das vendas necessitam de 5 follow ups após o primeiro contato. Ainda assim, 44% dos vendedores desistem após o primeiro contato sem resposta.

Ou seja, após fazer a lista dos prospects com quem deseja falar, tente no mínimo 8 vezes o contato e não desista! Mantenha o mesmo discurso, pois dessa forma você conseguirá ter mais firmeza e segurança para falar com as pessoas até conseguir fechar negócios. Lembrando que o discurso varia apenas conforme o nicho com o qual irá prospectar.

Etapas da prospecção:

• Pré-conexão – Ligação e envio de apresentação. Tem por objetivo entender o perfil do cliente, é o primeiro contato e leva em média 2 dias;
• Conexão – Ligação, e-mail e reunião por Skype (por exemplo) para entender medos e objeções. Tem por objetivo “nutrir” e educar o lead, bem como apresentar uma proposta. Prazo de 3 dias em média;
• Fechamento – Ligação, Whatsapp ou e-mail. Tem como objetivo assinar o contrato. A proposta já foi enviada e o cliente está prestes a fechar o contrato. Nessa etapa, esteja preparado para negociar valores, inclusive descontos ou permutas. Prazo médio de 4 a 7 dias.

É importante salientar que de 100 clientes, 97 não vão chegar ao fechamento. Em compensação, os 3 clientes que fecharem negócio, pagarão por todo o trabalho que teve antes. Por isso, paciência e persistência são a chave para sustentar o seu negócio e não te fazer desistir.

Assim como todos os momentos da vida, existem os bons e ruins. Com a Prospecção de Clientes não poderia ser diferente, não é mesmo? Vão aparecer clientes que nem sequer ouvirão a sua proposta, outros até te darão atenção, mas esquecerão da sua existência. No entanto, aqueles que realmente se encaixarem com os seus serviços, serão os que valerão a pena todo o esforço que fez para garimpá-los!

Prospectando através das redes sociais

Se mesmo com todas as dicas deste artigo ou do curso da Camile, você ainda não se identifica com a Prospecção de Clientes, não precisa se desesperar! Graças aos criadores das redes sociais é possível atrair clientes sem precisar fazer lista, enviar e-mails ou fazer ligações.

Mas… Como diz o ditado: Para todo bônus existe um ônus, ou algo do tipo… Então, preste bem atenção nessas dicas se você pretende mergulhar no mundo dos algoritmos para garimpar seus clientes!

1. Seja fácil de encontrar – preencha todas as suas informações de contato no seu perfil profissional, seja no Instagram, Facebook e, principalmente, Google. Dessa forma fica mais fácil encontrar você através das informações que colocou nesses perfis.
2. Aproveite todos os recursos do seu celular – Hoje em dia, os smartphones são equipados com diversos aplicativos e ferramentas que permitem postar diretamente nas redes sociais, sem a necessidade de perder tempo criando imagens elaboradas e apresentações pelo computador.
3. Não misture perfil profissional com pessoal – Crie um perfil profissional para depois compartilhar na sua página pessoal. Isso passa mais profissionalismo, credibilidade e organização para sua empresa.
4. Não desperdice no seu perfil pessoal aquele post que pode ir para sua página profissional – Idem à explicação do item anterior.
5. Trace uma identidade para a sua comunicação – Fala, posicionamento, não use gírias, imagem, planejamento, tom de voz e conteúdo.
6. Planeje uma frequência possível de manter a longo prazo e uma pauta – Periodicidade dos conteúdos que serão postados no dia-a-dia, bem como assuntos coerentes.
7. Pesquise fontes de conteúdo como referência e também como folga na pauta – Compartilhe artigos de outros sites mesclando com o próprio conteúdo (não esqueça de informar a fonte). Busque novos conteúdos e assuntos que as pessoas têm interesse em conhecer. Ex.: Assistência Virtual.
8. Reserve um dinheiro para impulsionar posts e testar novidades – Sabemos que, infelizmente, para conseguir alcançar mais pessoas apenas com conteúdo orgânico (não pago), é muito difícil e exige técnicas de SEO. Aplicativos como Instagram, Facebook e LinkedIn oferecem impulsionamentos por valores baixos para atingir pessoas fora das suas redes de contato.
9. Não abandone suas ferramentas proprietárias – As mídias sociais (Facebook, Instagram, etc), não são nossas e podem “sumir” a qualquer momento. Por isso, invista em um site profissional e alimente-o com frequência. Ou seja, tenha um canal para chamar de seu!
10. Não esqueça de realizar o SAC e o relacionamento com a comunidade – Responda comentários, dúvidas e aceite as sugestões. Mais importante do que o número de curtidas é o público engajado!

A especialista Jana Santos diz: “Busque boas referências e aprenda como se faz!” Ou seja, a melhor maneira de ter sucesso nas redes sociais é seguir influencers com bom conteúdo e relacionamento, observar o que eles fazem e aprender as técnicas.

Comunique seus serviços!

Lembrando que não é todo mundo que precisa ter TODOS os canais de comunicação. É importante saber onde está o seu público e de onde vem o seu cliente. Além disso, você não precisa ser um gênio! Na era digital, todo mundo pode ser um criador de conteúdo. Por isso, experimente, ouse, mostre para o mundo quais são suas habilidades e assuntos de interesse.

Dê exemplos práticos de como funciona a sua modalidade de trabalho, eduque seus clientes, compartilhe o seu dia-a-dia, mostre o que está fazendo… Hoje em dia, essa prática ficou muito fácil com o uso dos stories, por exemplo.

Se for a um evento, curso ou mesmo saiu para trabalhar num café ou coworking, poste uma foto do local ou com as pessoas envolvidas. Conte histórias, sejam suas ou de seus clientes, pois as pessoas gostam de saber.

Apresente números e estatísticas, ensine o que você sabe, compartilhe conhecimento, mas não esqueça de dar os créditos ao compartilhar informações de terceiros.

Muito obrigada por ter acompanhado até aqui e até um próximo post

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