7 dicas para ter uma comunicação mais assertiva com seus clientes

Desenvolvimento Pessoal

A função de assistente virtual está se tornando uma peça fundamental para muitas empresas e empreendedores, principalmente de pequeno e médio porte. 

Trabalhando de forma remota, o assistente virtual desempenha uma variedade de tarefas essenciais, desde gerenciamento de agenda até suporte administrativo, contribuindo significativamente para a eficiência e produtividade dos negócios.

Leia também Assistente virtual: a profissão que te liberta do escritório e da CLT

No entanto, a chave para o sucesso como assistente virtual vai muito além de simplesmente executar tarefas. 

A comunicação assertiva é um elemento vital para o progresso profissional e também para a execução das tarefas diárias no dia-a-dia de uma AV. Por quê? 

Porque, ao trabalhar de forma remota, a comunicação é a espinha dorsal de todas as interações, transações e execuções das tarefas.

Uma comunicação clara, transparente e eficaz não só facilita a realização das tarefas atribuídas e suas entregas, mas também estabelece uma base sólida para um relacionamento duradouro e produtivo com o cliente. Quando um assistente virtual se comunica de forma assertiva, ele não apenas entrega resultados, mas também transmite confiança, profissionalismo e comprometimento com a qualidade do trabalho.

Ao criar uma atmosfera de transparência e clareza, o assistente virtual encanta o cliente com a eficiência de suas entregas, mas também constrói uma relação de confiança mútua. Essa confiança leva à fidelidade do cliente,que acaba se tornando uma prova social para o portfólio da AV, sendo parte importante, principalmente quando a prospecção de novos clientes acontecer.  

 

O que é Comunicação Assertiva?

Transmitir informações de forma direta e honesta, garantindo que sejam compreendidas sem margem para interpretações equivocadas. Ou seja, você se importa ao falar ou solicitar algo, com a forma que a pessoa do outro lado vai receber. Para garantir que a comunicação seja assertiva, entender como a outra pessoa processa informações é o ponto de partida.

Por exemplo, se você AV percebe que o cliente não responde bem a e-mails, por que continuar enviando solicitações por lá?

Perguntar como ele gosta de receber as informações, as demandas, é a melhor maneira de começar a construir um processo em que as coisas fluam. Quanto mais o processo entre vocês estiver ajustado, menos erros vão acontecer ao longo da parceria de trabalho.

Em 2019, a revista britânica The Economist conduziu uma pesquisa chamada Communication Barriers in the Modern Workplace , “Barreiras de comunicação no ambiente de trabalho moderno”. Nela, descobriu-se que problemas de comunicação afetam não só a produtividade, mas também a saúde das pessoas que estão envolvidas no negócio.

Foram entrevistados 403 executivos dos EUA, de diferentes tamanhos de empresas. Chamou atenção nessa pesquisa que 44% dos entrevistados apontaram que a falta de comunicação causou atrasos ou falhas em projetos. E não para por aí! 18% relataram que essas falhas chegaram a diminuir as vendas. Além disso, mais da metade (52%) sentiu estresse, e 31% desânimo, devido a problemas de comunicação.

Mas, como resolver isso? 

A pesquisa indicou que a solução vai além de distribuir manuais ou usar tecnologias modernas, ou processos. Gestores de todas as áreas precisam adotar medidas práticas para melhorar o relacionamento dentro da empresa. 

Por exemplo, 78% dos entrevistados acreditam que ter objetivos mais claros em reuniões teria um grande impacto nas mensagens corporativas. 63% querem mais opções de ferramentas de comunicação interna, enquanto 62% veem valor nos treinamentos e capacitações para entender melhor as instruções de trabalho e mensagens institucionais.

Essa pesquisa é reflexo da maioria dos ambientes de trabalho, e a primeira conclusão que se pode ter ao observá-la é que grande parte dos problemas não aconteceriam se a comunicação estivesse clara e transparente. Ser assertivo é crucial em qualquer comunicação, e envolve honestidade, consistência e empatia. 

Vamos a um exemplo: 

Imagine um cliente pedindo um trabalho não urgente às 20h, e você sabe que levará 2 horas para concluí-lo. Aqui, duas abordagens distintas podem ser tomadas. 

A primeira seria aceitar a tarefa, mesmo que vá contra seus horários, sem deixar claro ao cliente que isso está fora do combinado. Já a segunda, uma postura assertiva, envolveria estabelecer limites de forma clara, sem ser agressivo. 

Por exemplo: “Vou encaixar essa demanda nas atividades para amanhã e entregarei até às 14h.” Isso é assertividade em ação: ser honesto, respeitar seus limites e manter uma comunicação clara e objetiva.

 

Como Manter uma Comunicação Assertiva com o Cliente?

Ser assertivo não só ajuda a definir limites, mas também a orientar o cliente de forma amigável e clara. É super importante evitar deixar problemas pendentes, mostrar confiança sobre sua habilidade e prazo para fazer as tarefas, e definir limites de forma gentil. Vamos dar uma olhada em algumas estratégias detalhadas para incorporar essa comunicação assertiva no seu cotidiano:

  1. Mantenha um Padrão de Comunicação:

É importante ser consistente para construir um bom relacionamento profissional. Responda aos clientes sempre da mesma forma, independentemente do seu humor do dia, para transmitir confiança e estabilidade.

  1. Seja Direto e Objetivo:

Use frases curtas e diretas para falar sobre assuntos delicados. Evite rodeios e vá direto ao ponto. Por exemplo, ao ajustar o valor de um contrato, seja claro e objetivo, evitando explicações longas.

  1. Esclareça Todas as Dúvidas:

Apresenta informações de forma clara e divide o assunto em partes para garantir que o cliente entenda logo de cara. Certifique-se de que ele compreendeu ou concorda com cada ponto.

  1. Mostre Empatia:

Combine objetividade com empatia. Demonstre preocupação com os problemas do cliente e se comprometa a resolvê-los da melhor maneira possível. Por exemplo, ao lidar com uma solicitação fora do horário combinado, assegure ao cliente que resolverá a questão dentro do prazo acordado.

  1. Demonstre Confiança:

Evite expressões de incerteza. Se não souber algo, comprometa-se a pesquisar e fornecer uma solução dentro de um prazo específico. Se tiver uma opinião, expresse-a como um pensamento baseado na sua experiência.

  1. Defina Prazos e Compromissos:

Sempre associe uma resposta clara a um prazo específico. Isso demonstra respeito pelo cliente, preocupação em resolver o problema e responsabilidade, assumindo compromissos dentro de limites alcançáveis.

  1. Atenção à Linguagem Corporal:

Observe sua linguagem corporal, pois ela complementa sua comunicação verbal. Sinais como cruzar os braços, balançar o pé ou tocar o queixo podem transmitir mensagens adicionais. Certifique-se de que sua linguagem corporal esteja alinhada com sua mensagem verbal para uma comunicação congruente.

Entender como usar a comunicação assertiva na sua carreira vai te ajudar a fortalecer o seu negócio e como se posicionar no digital para captar mais clientes, para saber mais sobre esse assunto leia o artigo Como se posicionar no Mercado Digital.

Implemente essas dicas e com certeza irá ganhar tempo e potencializar a sua rotina de trabalho, afinal, entender como ter uma comunicação certeira, assertiva é a chave para o bom relacionamento com seu cliente e vai te ajudar a ter muito mais sucesso na carreira de Assistente Virtual. 

Agora eu quero saber, como é o dia-a-dia com os seus clientes? 

Já passou por alguma situação em que a comunicação travou alguma demanda de tarefas e atrapalhou a fluidez do seu trabalho? Como você constrói a sua relação com o seu cliente? 

Conta nos comentários abaixo, a sua história pode ajudar outras AVs a se posicionarem melhor e ter uma comunicação mais assertiva nos projetos onde atuam, coloque aqui nos comentários. 

Vou adorar ler as suas respostas!

Publicações relacionadas

10 dicas infalíveis para trabalhar de casa como Assistente Virtual

10 dicas infalíveis para trabalhar de casa como Assistente Virtual

Como começar
Os desafios do empreendedorismo feminino

Os desafios do empreendedorismo feminino

Produtividade e Organização
Onde encontro meus primeiros clientes?

Onde encontro meus primeiros clientes?

Como Conseguir Clientes