Como prestar serviços financeiros de forma remota

É importante definir o seu escopo de trabalho e entender quais atribuições são e não são suas responsabilidades

Dentro da carreira de assistente virtual existem muitas possibilidades de atuação, uma delas é na área financeira. Se lá na etapa de identificação de habilidades você percebeu que tem facilidades com números, com trabalhos operacionais, planilhas e gráficos talvez essa seja a área certa para você. Com ajuda da tecnologia existem muitas possibilidades de atendimento remoto na área financeira, uma vez que os sistemas são todos online, dando flexibilidade da assistente virtual fazer pagamentos direto da sua casa e nos horários que tiver disponível, por exemplo. 

O que uma assistente virtual do financeiro faz?

É muito comum que logo no começo da jornada como secretária remota surjam dúvidas e inseguranças sobre a capacidade de realização de alguma tarefa ou até onde vai a responsabilidade dentro de uma função — lembre-se: por isso é importante ter de 2 a 3 clientes “protótipos”, assim você vai perceber qual o seu limite e quais são os serviços que pode dar suporte. 

Dentro dos serviços financeiros, geralmente, as assistentes virtuais ficam responsáveis pelos processos mais operacionais, como:

• Controle financeiro: nesse caso é responsabilidade da secretária remota alimentar os sistemas com dados do cliente a fim de gerar relatórios sobre como ele está gastando seu dinheiro e qual seu fluxo de caixa.
• Emissão de boleto, nota fiscal, pagamentos de fornecedores, contas a pagar e receber: todo processo operacional pode ser absorvido por uma assistente virtual na área financeira. Geralmente isso é feito por meio de sistemas e planilhas com as tarefas a serem executadas.
• Conciliação financeira: fazer a conferência de remessas de pagamento junto aos bancos. 
• Meio campo: a assistente virtual pode fazer o intermédio com bancos e contadores, organizando as informações, mandando relatórios, entre outros.

Esses são alguns exemplos de serviços que podem ser prestados, mas é importante a assistente virtual manter a cabeça aberta a novas possibilidades, só assim vai poder enxergar uma necessidade do cliente antes não identificada e oferecer outros serviços. 

Temos o exemplo de uma assistente virtual que prestava serviços financeiros para um coworking e percebeu que a lista de inadimplência era grande. Assim, ela questionou seu cliente sobre a situação e se colocou à disposição para fazer tais cobranças — o que pode ser operacionalizado por meio de um software também.

Outro ponto importante de salientar é que uma secretária remota não precisa prestar todos esses serviços. Eles são exemplos mais comuns de funções exercidas por quem escolhe essa área. Em um cliente, por exemplo, você pode fazer o controle financeiro e para outro, conciliação financeira e meio campo. O importante é ter um escopo, que pode ser adaptável, bem definido, dessa forma o pagamento condiz com as atividades realizadas. 

O que uma assistente virtual da área financeira não faz?

Tão importante quanto estipular quais serviços você está disposta a prestar, é saber quais não fazem parte da sua responsabilidade. Geralmente, uma secretária remota fica com a parte operacional de todo o processo, portanto, a parte analítica, de consultoria e contabilidade não faz parte de seu escopo.

A não ser que se tenha estudado para tal, a ideia é que a assistente virtual contribua operacionalizando os serviços financeiros e não fazendo a parte de gestão e estratégia.

Quem contrata uma assistente virtual financeira?

Todo mundo tem contas a pagar, certo? Por isso, existe um grande leque de possíveis clientes para essa função, como:

• Empreendedores;
• Microempreendedores;
• Pequenos e médios empresários;
• Profissionais liberais;
• Profissionais da saúde, entre outros.

Se você prestar serviços nichados a chance de conseguir mais clientes é maximizada, uma vez que entenderá os trâmites específicos daquele tipo de negócio e poderá ter mais facilidade na execução das atividades, além de poder propor, por meio da sua expertise, melhores soluções. 

O que você deve saber para ser uma secretária remota no setor financeiro?

Além da parte operacional das atividades financeiras, uma profissional que pretende seguir essa carreira precisa conquistar a confiança do cliente, ter um bom relacionamento com ele, ser discreta, propor otimizações nos processos e ainda ter uma boa comunicação — principalmente se dentro do seu escopo está cobranças. 

Todas as atividades que elencamos podem ser realizadas por meio de ferramentas online, facilitando o serviço remoto. ……

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