O que uma Assistente Virtual Precisa para Atuar na Área Financeira

Publicado em: 4/01/2024

Já parou para pensar como é o dia-a-dia de quem presta serviços financeiros para otimizar a gestão de outras empresas?

Trabalhar como BPO financeiro é uma das oportunidades de negócio em escala nos dias atuais do nosso país, tanto para a empresa quanto para o prestador de serviço.

Como Assistente Virtual Financeiro, a atuação é concentrada para a organização financeira dos clientes, em que você fica responsável por cuidar da agenda, lembrar de pagamentos e outros assuntos mais administrativos, e que estejam envolvidos em seu escopo de prestação de serviços. 

Agora, preste bem atenção aos seguintes dados do SEBRAE, divulgados pelo Portal da Transparência: o cenário empresarial no Brasil é formado por aproximadamente 17.481.912 de CNPJs, cerca de 99% ou 17.374.388 são PMEs (pequenas e médias empresas), com até 50 funcionários. 

De acordo com a legislação vigente, toda empresa brasileira precisa ter um profissional responsável especialmente pela área financeira, mas essa não é a realidade de 100 por cento dos CNPJs brasileiros.

Números como esses nos fazem perceber as oportunidades que existem no país para pessoas que queiram prestar serviços na área financeira.

E o motivo é claro: grande parte das empresas nacionais fecham antes mesmo de completarem 5 anos de existência. E um dos principais indicadores dessa falência é a área financeira e contábil da empresa mal cuidada, muitas vezes negligenciada, e por um motivo bastante óbvio: A complexidade.

Nossa legislação é extremamente complexa, o que faz com que o empreendedor perca muito tempo tentando compreendê-la.

Sozinho e sem instrução adequada é praticamente impossível cuidar dessa área sem cometer erros – grandes ou pequenos -, que possam vir a comprometer a saúde do negócio, afinal, são inúmeras questões e detalhes a serem observados, como por exemplo torneiras que podem estar pingando o dinheiro do negócio, sem que isso seja percebido.  

E aqui está o ouro para quem resolve trabalhar nessa área com autonomia profissional. As empresas precisam desses serviços mais complexos, e buscam por uma opção mais vantajosa – por ser mais barata do que ter um profissional CLT dentro do negócio -, acabam indo para a terceirização de processos financeiros, que é onde entra o BPO Financeiro.

O BPO Financeiro, ou Business Process Outsourcing Financeiro, é uma prática em que uma empresa contrata outra empresa especializada para realizar serviços financeiros de forma terceirizada. Esses serviços podem incluir contabilidade, folha de pagamento, gestão de caixa, entre outros.

Eu recomendo que você leia também A importância da gestão financeira nas empresas para entender a base da gestão financeira e o impacto dela em uma empresa, e como o serviço de BPO está, inclusive, salvando negócios da falência no longo prazo.

Você, como Assistente Virtual Financeiro, possui uma série de habilidades e conhecimentos para gerenciar as finanças de seus clientes, mas de uma forma mais generalizada, portanto, a transição para o BPO Financeiro pode trazer diversos benefícios para as empresas, como a redução de custos, a melhoria da eficiência e a possibilidade de focar em outras áreas do negócio. 

A terceirização desses serviços permite que a empresa tenha acesso a profissionais especializados e tecnologias avançadas, que podem otimizar os processos financeiros.

E você que, por outro lado, deseja ser esse profissional e atuar como um BPO Financeiro, terá as suas habilidades expandidas. Para isso, existem processos que ajudarão a otimizar seu trabalho e a aumentar sua eficiência. 

Como podemos organizar a rotina financeira de uma empresa

O passo número 1 é a Organização das tarefas diárias, semanais e mensais:  dentro do escopo financeiro é listar tudo que tem prioridade e construir um cronograma de acordo com as atividades do mês.

O passo 2 é: agora que você tem o cronograma de atividades, é hora de definir prazos de forma mais eficiente para otimizar o seu tempo, e a sua relação com o cliente.

Defina esses prazos a partir de 3 etapas: prioridade da tarefa; complexidade da tarefa; e o tempo de execução da tarefa; Quanto mais complexa e prioritária a tarefa, maior vai ser o tempo necessário para execução. 

O passo 3 é a padronização: definir um processo único e prático que vai funcionar como um guia para todas as ações de BPO financeiro.

Você vai ter um modelo de como é feita cada ação para reduzir erros e atrasos de processo, sejam de pagamento, de recebimento, enfim qualquer um dos seus processos no começo. E mesmo que a padronização seja um pouco mais trabalhosa, mas ela bem feita, é uma ferramenta espetacular para identificar possíveis deslizes e erros dentro do financeiro do seu cliente, ou seja, o tempo que você gasta criando essa padronização, é o mesmo tempo que vai te salvar de cometer possíveis erros no futuro.

O passo 4 é a implementação de software de gestão financeira: não existe uma ferramenta perfeita, e sim aquela que melhor atende a você e ao seu cliente. Por isso a recomendação é que você faça o teste e utilize as ferramentas que mais se adaptam ao seu dia-a-dia. 

Para um Assistente Virtual Financeiro que deseja atuar como BPO Financeiro, o primeiro software que você deve ter em mente é o de contabilidade. 

Com um software de contabilidade, você pode gerenciar as finanças de seus clientes de maneira mais eficiente, automatizando tarefas repetitivas e garantindo a precisão dos dados financeiros. Um software de contabilidade pode ajudá-lo a criar relatórios financeiros personalizados para seus clientes, o que pode ser um diferencial competitivo no mercado.

Outra ferramenta facilitadora para um Assistente Virtual Financeiro que deseja atuar como BPO Financeiro é um software de gestão de projetos. Com um software de gestão de projetos, você pode gerenciar seus projetos e tarefas de maneira mais eficiente, garantindo que todas as atividades sejam concluídas dentro do prazo e com a qualidade desejada. 

Um software de gestão de projetos pode ajudá-lo a manter seus clientes informados sobre o progresso do trabalho, o que pode aumentar a confiança e a satisfação do cliente.

Veja aqui uma seleção de ferramentas para você usar na sua rotina: Essas 4 ferramentas vão elevar o seu nível profissional.

Softwares de Contabilidade

Os softwares de contabilidade são ferramentas fundamentais para qualquer Assistente Virtual Financeiro que deseja atuar como BPO Financeiro. 

Eles permitem que sejam gerados relatórios financeiros precisos, que facilitam o controle de contas a pagar e a receber.

Entre os softwares mais utilizados pelos profissionais da área, podemos citar o ContaAzul, o QuickBooks e o Xero. Esses softwares oferecem recursos como integração com bancos, emissão de notas fiscais e controle de estoque.

E também confira Todas as ferramentas que uma AV de financeiro precisa conhecer. 

Sistemas de Faturamento e Cobrança

Com o sistema de faturamento e cobrança, é possível emitir faturas e boletos de forma automatizada, e facilitar a cobrança de clientes inadimplentes.

Entre os sistemas mais utilizados pelos profissionais da área, podemos citar o Pagar.me, o PagSeguro e o Gerencianet. 

Esses sistemas oferecem recursos como integração com bancos, emissão de boletos e cartões de crédito, e permitem a criação de planos de assinatura.

Tecnologias de Automação e Eficiência

Como Assistente Virtual Financeiro que deseja expandir suas habilidades para atuar como BPO Financeiro, também é necessário utilizar tecnologias de automação e eficiência, que contribuam com a qualidade e a gestão do seu tempo. 

Ao otimizar o tempo, você se tornará mais eficiente, o que te permitirá atender mais clientes e consequentemente aumentar sua receita. É o famoso fazer mais com menos.

E para isso, existem diversas ferramentas disponíveis no mercado que podem ajudar a automatizar tarefas repetitivas e simplificar processos. 

Por exemplo, você pode utilizar ferramentas de automação de tarefas como o Zapier ou o IFTTT para automatizar o envio de e-mails ou a criação de tarefas em sua lista de afazeres. 

Você pode utilizar ferramentas de automação de processos, como o Process Street, para criar fluxos de trabalho padronizados e automatizados para tarefas específicas.

 

CRM e Gestão de Relacionamento

Com o CRM (Customer Relationship Management), é possível gerenciar todos os contatos e interações com os clientes, desde o primeiro contato até a conclusão do projeto. 

O CRM permite que você acompanhe o progresso de cada projeto e mantenha um histórico completo de cada cliente, o que pode ser extremamente útil para futuras referências.

Saber quem é cada cliente em qual fase de negócio ele se encontra, te permite oferecer serviços mais direcionados, e aumenta a probabilidade de fechamento de contratos, assim como o seu valor de cada um deles, pois você sabe exatamente quando o cliente precisa de você.

Redes Profissionais e Atualizações de Mercado

Manter-se atualizado sobre as tendências e novidades do mercado financeiro é fundamental para atuar como BPO Financeiro. 

O desenvolvimento profissional contínuo é um aliado, ajudando no aperfeiçoamento e na expansão das habilidades para uma boa atuação como BPO Financeiro. Neste sentido, destaco duas ferramentas relevantes: Treinamentos e Certificações e Redes Profissionais e Atualizações de Mercado.

Participar de redes profissionais e eventos da área financeira fará a diferença na hora de pensar estratégias para a sua carreira, para a sua entrega, e também para encontrar soluções cada vez mais rápidas para as demandas dos seus clientes. 

Em determinadas situações, você pode ter problemas a solucionar que ainda não domina tão bem, e ter com quem conversar sobre para buscar melhores formas de solucionar essas situações pode agregar não apenas na sua entrega, mas também em como vai aprendendo macetes da área e formas melhores de resolver determinadas questões, o que acaba contribuindo para a agilidade da sua entrega e gestão do seu tempo.

Existem diversas redes profissionais que podem ser úteis para expandir minha rede de contatos e compartilhar conhecimentos, como por exemplo, a Associação Brasileira de Contadores (ABCON) e a Associação Brasileira de Finanças (ABFIN).

Acompanhar as atualizações do mercado financeiro por meio de publicações especializadas, como jornais e revistas financeiras, e participar de eventos como seminários e conferências da área. Isso ajuda a manter-se atualizado sobre as tendências e novidades do mercado e aprimorar minhas habilidades como Assistente Virtual Financeiro.

Recomendo que você assista também:

Gestão financeira de pequenos negócios

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