9 ferramentas essenciais para o dia a dia de uma assistente virtual

O trabalho remoto muitas vezes é desafiador, principalmente para quem lida com diversos compromissos e clientes. Felizmente, hoje vivemos em uma realidade repleta de ferramentas tecnológicas versáteis que podem ajudar na organização. Porém, em meio a tantas opções pode ser difícil identificar qual realmente irá atender às suas necessidades. 

Pensando nisso, criamos uma lista com as principais opções para colocar a sua rotina nos eixos. Além disso, neste post você entenderá a importância das famosas soft skills e como elas podem aumentar a sua produtividade. 

Por onde começar?

Antes de incorporar diversas ferramentas no seu dia a dia, é essencial entender como aprimorar suas soft skills. Mas, se você está se perguntando “o que é isso?”, nós vamos te ajudar. 

Elas são habilidades interpessoais, de comunicação, gerenciamento de tempo, entre outras, que impactam diretamente na forma como você trabalha — independente da sua área de atuação. Ao aprimorar tais competências você pode, por exemplo, estimular o pensamento criativo, o que facilita a resolução de problemas e o gerenciamento de tarefas. 

Quer ajuda para se organizar?

Focar no trabalho, cuidar das obrigações diárias e ainda encontrar tempo livre para seus hobbies. Um sonho, não é? Confira abaixo 9 ferramentas essenciais para encontrar o equilíbrio necessário e deixar a procrastinação de lado.

1. Google Docs:

Um serviço que permite editar, visualizar e compartilhar documentos na nuvem. Assim, você pode acessar seus documentos de onde estiver pela internet. E ainda pode compartilhar com seus clientes, permitindo que façam ajustes e comentários, o que agiliza bastante o trabalho.

2. Google Calendar: 

Se você não consegue memorizar os horários e datas dos seus compromissos, não tem problema. Com o Google Calendar, uma agenda virtual, é possível criar lembretes diários e organizar reuniões — uma mão na roda para realizar a gestão da agenda dos seus clientes remotamente. 

3. Google Drive: 

Que atire a primeira pedra quem nunca perdeu um documento importante e entrou em pânico. Utilizar um pen drive ou HD externo, apesar de serem alternativas eficazes nem sempre são práticas. Por isso, o Google Drive é a opção perfeita. Com ele é possível compartilhar pastas e salvar todos os arquivos na nuvem. Você pode inclusive oferecer seus serviços para manter o Drive dos seus clientes sempre organizado.

4. Trello: 

A ferramenta permite acompanhar o desenvolvimento dos seus projetos e ainda adicionar datas de entrega e marcar outras pessoas envolvidas no processo. Os quadros disponíveis podem ser modificados do jeito que você quiser, usando etiquetas coloridas e até mesmo checklists, sendo uma excelente ferramenta para controlar as demandas dos clientes, assim eles conseguem acompanhar o andamento de todas as atividades. 

5. Toggl:

Se você é do time que adora ter sob o controle o tempo que cada função diária exige, vale testar o Toggl. A ferramenta, que pode ser integrada a outros softwares como o Google Calendar, armazena e cronometra todas as suas atividades. Como Assistente Virtual, seu faturamento depende de controlar muito bem o tempo que utiliza com cada cliente, por isso é essencial usar ferramentas como essa.

6. Zoom:

O trabalho remoto exige muitas vezes reuniões à distância. O aplicativo queridinho do momento é o Zoom, onde você pode fazer chamadas de vídeos individuais ou em grupo — e de quebra utilizar planos de fundo virtuais divertidos para descontrair o momento.

7. Microsoft Teams: 

O Teams foi criado para facilitar a comunicação, comportando grandes equipes. Similar ao Skype, a ferramenta da Microsoft permite a realização de chamadas de áudio e vídeo. Uma boa pedida para quem é fã da otimização e busca tudo em um só lugar.

8. WhatsApp Business:

Misturar negócios e vida pessoal pode não ser uma boa alternativa. Por isso, se o WhatsApp é a sua principal ferramenta de trabalho é recomendável adquirir um número de celular específico para essas atividades. Com a opção Business do aplicativo você consegue criar uma conta profissional, que permite o compartilhamento dos seus serviços. 

9. Evernote: 

Se você não perde a chance de comprar um post it, o Evernote será uma ótima opção. A ferramenta online permite organizar diversas anotações, fotos e arquivos no formato de blocos de notas. O melhor de tudo? Ele funciona offline, assim você não perde nada, mesmo quando o sinal da Wi-Fi te deixar na mão.

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