4 tipos Ferramentas para Começar a Trabalhar como Assistente Virtual

As assistentes virtuais estão se tornando cada vez mais importantes,isso porque o mercado de trabalho está mudando rapidamente, e nos dias atuais já tem números expressivos de pessoas trabalhando de casa. 

Elas atuam desde a gestão de agendas, a tarefas mais complexas, como BPO financeiro, garantindo que as pessoas envolvidas no negócio tenham as informações do que precisam executar dentro do negócio onde ela está atuando. 

No artigo, Quais os serviços mais bem pagos e mais procurados das Assistentes Virtuais?, você tem um panorama de como pode crescer nessa carreira e todas as formas de explorá-la e garantir um bom faturamento mensal.

Mas, para esse processo acontecer com precisão, ter organização, estar pronta para resolver situações em um curto espaço de tempo e se dedicar ao máximo é mais do que fundamental. 

O que faz a diferença na execução de tarefas para garantir agilidade, prazos e qualidade no dia-a-dia de uma AV é conhecer bem as ferramentas que ajudam a otimizar o tempo, gerir documentos e realizar com mais assertividade e agilidade suas funções.

Falando em trabalhar de casa, um estudo bem interessante da Universidade de Stanford, comandado pelo professor Nicholas Bloom enfatiza que: “Todo mundo deveria trabalhar em casa”. 

No estudo, foi realizado um teste com uma empresa chinesa chamada Ctrip onde deixaram alguns funcionários trabalharem de casa. O resultado? 

Essas pessoas trabalharam 13% mais do que os colegas no escritório. 

E não só isso, elas não apenas trabalharam mais horas, mas também ficaram mais felizes e menos propensas a largar o emprego.

Essa pesquisa é um ótimo exemplo de como o trabalho remoto pode ser bom para todos. E para as assistentes virtuais, ainda mais valioso, porque mostra um bom trabalho, mesmo com funções mais complexas, pode ser resolvido a distância. 

Dominar as ferramentas certas não só ajuda a manter a produtividade em alta, mas também faz toda a diferença para que as pessoas envolvidas no projeto ou negócio consigam trabalhar juntas sem estarem no mesmo ambiente físico. 

Para atuar com qualidade, é essencial conhecer ferramentas de gestão de tempo, de tarefas, e compartilhamento de documentos. 

E não apenas isso, a Inteligência Artificial ganha cada vez mais força na execução e agilidade de tarefas antes tidas como manuais, e dominar e trazer isso para seu cotidiano não é mais um luxo, e sim uma necessidade básica, no artigo: Assistente Virtual x Inteligência Artificial: Aprenda a dominar a Inteligência Artificial e impulsione sua carreira de AV, você encontra o caminho das pedras para aprender tudo o que é necessário sobre IA.

Se você está nesse mercado do trabalho remoto, ou quer entrar nele, seja como assistente virtual ou em qualquer outra função, saber como usar bem a tecnologia pode te ajudar a fazer um trabalho ainda melhor. 

Até porque o futuro do trabalho vai estar cada vez mais conectado, e por isso vale a pena ficar de olho nessas tendências.

Como Trabalhar de Casa de Forma Organizada?

Ser tornar uma AV e trabalhar de casa pede organização e ritmo. Ter tudo na ponta dos dedos, como documentos online, saber gerenciar agendas de longe e mandar bem em videochamadas, faz toda a diferença. 

Escolher as ferramentas certas é o primeiro passo para conseguir atender bem os clientes de qualquer lugar, além de conseguir equilibrar o trabalho com a vida pessoal, aproveitando a flexibilidade de horários.

Mas aí vem o dilema: com tantas opções disponíveis, como saber quais ferramentas usar no dia a dia?

Ferramentas Online para Começar a Trabalhar como Assistente Virtual

1. Ferramentas para Compartilhamento de Documentos:

A demanda por preenchimento de tabelas, revisão de documentos e organização de pastas é constante. E pode ser um grande problema se os documentos não forem salvos do jeito certo. 

Ferramentas como Google Drive e Box, além de serem gratuitas, oferecem a possibilidade de criar e armazenar documentos compartilhados. 

Essa funcionalidade facilita a colaboração online, garantindo a acessibilidade e atualização dos documentos de forma eficiente.

Dicas Adicionais:

• Utilize pastas compartilhadas para segmentar e organizar documentos por projetos ou clientes.

• Aproveite recursos de edição colaborativa para facilitar revisões e atualizações em tempo real.

2. Ferramentas de Gestão de Tarefas:

Trello, Asana e ClickUp são aliados essenciais para a gestão de tarefas de um assistente virtual. 

São ferramentas que permitem a criação de cards detalhados, garantindo uma organização ainda mais eficaz, com uma visão clara do que precisa ser feito, está em produção e já foi concluído. 

Dicas Adicionais:

• Explore recursos avançados, como integrações com outras plataformas, para maximizar a eficiência.

• Atribua prazos específicos e etiquetas para categorizar e priorizar tarefas de maneira eficaz.

3. Ferramentas de Gestão de Agendas:

A organização de agendas é um aspecto vital do trabalho de um assistente virtual. 

O Google Calendar se destaca como uma ferramenta valiosa, permitindo a sincronização com diversas ferramentas de gestão. 

Essa sincronização automática facilita a anotação de prazos, reuniões e compromissos, garantindo uma gestão eficaz do tempo.

Dicas Adicionais:

• Compartilhe calendários relevantes com clientes para facilitar a programação de reuniões.

• Configure lembretes automáticos para garantir que nenhum prazo seja esquecido.

4. Ferramentas de Comunicação:

A comunicação eficaz é a espinha dorsal do trabalho remoto. 

Plataformas como Zoom, Google Meets, Microsoft Teams e WhatsApp Business oferecem meios eficientes para videoconferências e gerenciamento de conversas comerciais. 

O WhatsApp Business, em particular, proporciona recursos úteis, como a programação de respostas padrões, identificação do horário de atendimento e gestão eficiente de demandas comerciais.

Dicas Adicionais:

• Personalize configurações de notificação para garantir que você esteja sempre ciente das mensagens importantes.

• Utilize recursos de compartilhamento de tela durante videoconferências para apresentações mais eficazes.

Use a Tecnologia ao Seu Favor como Assistente Virtual

Trabalhar de casa significa confiar muito na tecnologia, e saber usar as melhores ferramentas que existem por aí faz uma grande diferença.

Dominar essas tecnologias não só faz você trabalhar melhor, mas também mostra que você é um assistente virtual daqueles bem profissionais. Para quem quer mandar bem por conta própria, conhecer bem essas ferramentas é o primeiro grande passo.

Então, é super importante estar sempre ligado, disposto a aprender mais e pronto para experimentar coisas novas que podem fazer seu trabalho fluir melhor.

Considere participar de cursos de aprimoramento para aprofundar seus conhecimentos sobre as ferramentas mais recentes, sejam elas online ou offline.

Recomendo que você leia também: Evite estes 5 Erros Comuns no Começo da Carreira de Assistente Virtual, e acelere todo o resultado e conquista que pode alcançar através dessa carreira.

Se você chegou até aqui, certamente vai ganhar tempo e potencializar a sua carreira, afinal, entender como usar as ferramentas a favor do seu tempo e seu trabalho, é o que pode te diferenciar e te fazer mais dinheiro e ter muito mais sucesso na carreira de Assistente Virtual. 

Agora eu quero saber, quais dessas ferramentas você já conhece e usa? Ou quais dessas você nunca ouviu falar? 

Aproveite o espaço e se quiser sugerir mais alguma ferramenta que você usa no seu dia-a-dia e que acredita ser essencial para o trabalho de uma AV, coloque aqui nos comentários. 

Vou adorar ler as suas respostas!