Aprenda a usar o aplicativo para facilitar seu dia a dia como secretária virtual.

O trabalho remoto exigiu adaptações na rotina de inúmeras pessoas ao redor do mundo após o início da pandemia do novo coronavírus. Os serviços que, anteriormente, eram realizados fisicamente em um escritório passaram a ser feitos no formato online afetando drasticamente a forma como todos estavam habituados a se comunicar. 

Felizmente, com o avanço tecnológico foi possível se apoiar em ferramentas disponíveis em celulares e computadores para realizar as atividades do dia a dia com facilidade. Uma opção muito utilizada no Brasil, por exemplo, é o app WhatsApp Business.  

Por isso, se você trabalha como assistente virtual — ou gostaria de migrar de profissão — descubra a sua importância e como usá-lo para prestar diferentes serviços para seus clientes. Confira abaixo algumas dicas.

WhatsApp Business: o que é e como usá-lo como secretária virtual

A plataforma do app WhatsApp já virou queridinha de muitas pessoas há anos. Não foi à toa que, devido ao seu grande potencial, os seus desenvolvedores decidiram criar uma opção voltada especialmente para os profissionais, que permite enviar vídeos com demonstração de produtos, mensagens de suporte e notificações para clientes. 

Por isso, se você trabalha como secretária virtual em casa, o seu uso é uma ótima opção. Com ele é possível ter conversas privadas e criptografadas com seus clientes, centralizando todas as comunicações do seu negócio em um só lugar. 

Aprenda a vender a configuração e migração do WhatsApp Business como serviço

Uma boa notícia é que, após você aprender a usufruir de todo o potencial que o aplicativo oferece, será possível oferecer a sua implementação para clientes que ainda são novos no assunto ou não possuem tempo hábil para realizar tais funções. 

Portanto, como assistente ou secretária virtual você poderá auxiliá-los na construção de uma identidade comercial, por exemplo, com comunicações padronizadas, fotos, descrições de produtos — de acordo com o que for requisitado no contrato de prestação de serviço. Dessa forma, você consegue oferecer uma experiência única e completa desde o início, ganhando a confiança do seu contratante. 

Passo a passo para criar uma conta de WhatsApp Business para você ou seu cliente

Se você deseja começar a utilizar o aplicativo de mensagens, confira o tutorial abaixo e profissionalize os seus serviços, ou dos seus clientes, ainda hoje.

  1. Instale o WhatsApp Business no seu celular e desktop de trabalho;
  2. Cadastre o número de telefone comercial que será utilizado; 
  3. Autorize o uso e defina um nome de usuário, por exemplo, da sua marca ou da empresa do seu cliente; 
  4. Configure todas as funcionalidades disponíveis para deixar o perfil completo, facilitando o contato com outros usuários; 
  5. Adicione ferramentas como: catálogo, link curto, modelos de mensagem, etiquetas;
  6. Clique no recurso instalado no seu computador e leia o QR Code com a câmera do seu celular. 
  7. Pronto! Agora você já pode usufruir de todas as suas funcionalidades. 

Fácil, não é? Como você pode perceber, o WhatsApp é uma das principais ferramentas de trabalho de uma assistente virtual.

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Assistentes virtuais podem se beneficiar de uma comunicação mais estratégica, melhorando o relacionamento com os clientes.

Uma boa comunicação é peça-chave para o sucesso de qualquer profissional. Quem atua como assistente virtual tem nessa ferramenta sua principal aliada, afinal, o trabalho remoto exige que se tenha diálogos claros, objetivos e empáticos para que não haja ruídos e, assim, problemas com as entregas ou com os clientes. A comunicação não violenta (CNV) é muito importante nesse sentido. 

O que é comunicação não violenta? 

O termo cunhado e difundido pelo psicólogo Marshall Rosemberg diz respeito ao uso de inteligência emocional e empatia durante conversas pessoais e profissionais. 

De acordo com Rosemberg, é possível melhorar as relações interpessoais quando o receptor da mensagem analisa a dor do interlocutor, entende qual mensagem e necessidade ele quis passar e propõe ações a partir disso. Do outro lado, o interlocutor precisa passar a mensagem de forma objetiva, não agressiva, entendendo seus sentimentos e os colocando de forma racional na conversa. 

Resumindo: na prática, usar a comunicação não violenta é aprender a controlar seus sentimentos e expô-los de maneira objetiva durante uma conversa quando se expressa. E da parte do receptor da mensagem, é preciso empatia para entender a necessidade do interlocutor, que deve ser o foco da comunicação.

Um exemplo prático da rotina de um assistente virtual: sabe quando, mesmo tendo combinado um cronograma de entregas com o cliente, ele pede constantemente coisas de última  hora — prejudicando inclusive o atendimento a outros clientes? É normal que nessa situação os sentimentos que prevaleçam sejam frustração, ansiedade e até um pouco de raiva; mas na hora de falar com o cliente é preciso deixar de lado o ímpeto de ser grosseiro e mostrar, na prática, o sentimento que essa ação gera, quais os impactos no seu dia a dia e qual sua necessidade a partir disso. 

Algo como: “a gente combinou previamente um cronograma que eu preciso que seja seguido, porque isso impacta na minha entrega para você e para meus outros clientes, já que eu fico ansioso por ter que encaixar uma atividade fora do planejado e acabo acelerando processos que precisam de mais atenção, o que pode gerar falhas – e não queremos que isso aconteça. Podemos combinar de seguir o cronograma?”

Qual a importância da comunicação não violenta no meio profissional?

A CNV não gera ruídos na comunicação entre duas ou mais pessoas, desperta empatia e ainda ajuda a resolver crises de forma confortável e construtiva. Quando a conversa não segue esse caminho é comum que:

No dia a dia, a comunicação não violenta se reflete numa relação de maior confiança entre secretários remotos e clientes, por exemplo. Para alcançar isso é preciso ter em mente os 4 princípios da comunicação não violenta:

  1. Observação: para praticar a CNV, entenda como o que foi falado afeta sua vida na prática, desvinculando pré-julgamentos e entendendo, de verdade, como a mensagem chega até você.
  2. Sentimento: a partir disso, entenda qual sentimento essa mensagem despertou em você, acolha tal sensação e identifique se ela pode ser útil no momento da conversa ou não.
  3. Necessidade: entenda a necessidade que está por trás do discurso da outra pessoa.
  4. Pedido: proponha ações que possam apaziguar o conflito, que tenham ligação com a necessidade que a pessoa está expondo e mostrem como você se sente com a conversa. 

Dicas práticas de comunicação não violenta para secretárias remotas

Para colocar tudo isso em ação é preciso muito treino e paciência. Não responda os clientes através dos sentimentos negativos no momento da briga, faça o exercício de praticar esses 4 passos e perceba como o interlocutor recebe a mensagem. 

Use os princípios da CNV também na sua própria fala, por exemplo, no caso de um cliente que sempre se atrasa para reuniões, fale “nas últimas duas semanas você tem se atrasado para as reuniões, fazendo com que eu me sinta perdendo tempo. Para que as reuniões sejam pontuais, você precisa que a gente mude o horário dos nossos encontros?”

Ao se comunicar, pense sempre na seguinte estrutura de comunicação:

Exponha o problema + Como isso faz você se sentir + Como isso afeta sua entrega + Proponha uma solução.

No caso de estar recebendo uma mensagem, pratique:

Entender a situação + Entender quais os sentimentos do interlocutor + Perceber sua necessidade real + Propor uma solução. 

A comunicação tem tudo a ver com produtividade, portanto, entender os diversos aspectos da comunicação estratégica e assertiva pode ter grande impacto em seu negócio. Salve essas dicas (ou o post nos favoritos do seu navegador) para reler sempre que necessário e perceba o quanto sua comunicação se tornará mais leve e fluída com os clientes, e o quanto isso trará ganhos no seu trabalho.

Saiba mais neste vídeo que publiquei sobre este assunto aqui!

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O que uma assistente virtual deve considerar no seu contrato de prestação de serviços?

Se você já atua como assistente virtual ou está começando a nova carreira é importante que todos os seus clientes assinem contratos com termos e condições. 

Apesar de ser essencial que vocês tenham confiança mútua, o contrato de prestação de serviços poderá te trazer segurança financeira, evitando imprevistos e desentendimentos. Por isso, listamos no artigo abaixo algumas informações importantes para você criar o seu.

Para que serve um contrato de prestação de serviços?

Este tipo de documentação deve estar presente nos primeiros estágios de fechamento de negócio, pois ele será capaz de evitar possíveis confusões referentes a prazos, termos de pagamento, carga horária, demanda acordada, entre outros. Dessa forma, ambas as partes (contratante e contratado) poderão consultar no contrato de prestação de serviços suas dúvidas sempre que for necessário. Você poderá também, por exemplo, incluir seus termos e condições junto com o contrato.

Como assinar em plataformas de assinatura eletrônica e quais são as melhores opções?

Atualmente o Brasil conta com diferentes plataformas que auxiliam no processo de fechamento do contrato de prestação de serviços. Se você pretende trabalhar no formato 100% digital existem opções que permitem a assinatura eletrônica. Nossas principais indicações são:

Com essas ferramentas será possível assinar, inclusive de graça dependendo da opção escolhida, quantos documentos você precisar. Os planos pagos podem oferecer outras ferramentas, portanto, analise seu orçamento e suas necessidades na hora de fechar um plano. 

O que precisa constar no contrato de prestação de serviços de uma assistente virtual? 

Se você atua como assistente virtual também será necessário incluir uma cláusula de trabalho não exclusivo e sem vínculo empregatício.

Devo incluir a assinatura de testemunhas? 

Por se tratar de uma assinatura eletrônica e não digital, é recomendado que inclua duas testemunhas.

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

A assinatura eletrônica é equivalente a uma assinatura realizada com papel e caneta fora do mundo virtual, sendo que ela é essencial para garantir a concordância entre ambas as partes em assinaturas de contratos de prestação de serviço.

Já a assinatura digital costuma ser criptografada vinculado uma segurança extra à identidade do usuário, como uma se fosse uma impressão digital. Dessa forma, ela é capaz de evitar alterações e vazamentos de informações em documentos oficiais. 

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Criar um espaço planejado para a rotina de trabalho em casa pode te auxiliar a tirar os projetos do papel como assistente virtual.

O home office pode ser desafiador para muitos e, não ter um espaço adequado para trabalhar talvez seja o principal motivo para sentir a produtividade cair. Se você atua como assistente virtual e sente que a rotina não está rendendo da forma como esperava, confira neste artigo 7 dicas capazes de transformar o seu dia a dia.

Produtividade baixa vs. ambiente de trabalho

Você provavelmente já sentiu dificuldade em manter o foco em um espaço compartilhado ou que também é utilizado para outras finalidades.  As distrações naturais acabam reduzindo a concentração e, desta forma, o trabalho que você tanto gosta pode começar a pesar na rotina. 

Uma das táticas mais eficientes para reverter a situação é investir mais tempo na criação de um espaço 100% dedicado para executar suas tarefas. No entanto, não ter um cômodo exclusivo para desempenhar suas atividades não é um empecilho para começar a trabalhar como home office. O segredo está na forma como você vai se organizar.

Como utilizar a organização como sua aliada

Planejamento e organização são palavras frequentemente utilizadas por pessoas bem-sucedidas e existe um motivo por trás disso, pois elas são capazes de amenizar diversas limitações e desafios que seu trabalho possa estar colocando em seu caminho. 

Primeiramente, faça uma reflexão e visualize todos os benefícios de se trabalhar em casa: liberdade, economia de tempo e recursos, diminuição do estresse. E esses são apenas alguns dos pontos de destaque. Ou seja, se você conseguir encontrar um espaço adequado e repaginá-lo será questão de tempo até começar a colher os bons resultados dessa mudança. 

Pensando nisso, conversamos com a especialista em organização, Nalini Grinkraut, personal organizer certificada “Marie Kondo”, que nos ensinou como criar um espaço funcional para o trabalho home office. Confira abaixo:

“Organização não é apenas armazenar as coisas, mas sim conseguir e saber como utilizar o que você guarda. O sentido está em saber procurar e achar o que precisa na sua organização”.

Nalini Grinkraut, personal organizer certificada “Marie Kondo”

A forma como mantém o seu ambiente de trabalho demonstra o seu nível de constância e comprometimento, e quando ele não depende da sua força de vontade, se torna um impulsionador do seu objetivo. 

Curtiu nossas dicas?

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O aprimoramento das suas habilidades como assistente virtual podem ser moldados por meio de vivências positivas e negativas.

Independente da área de atuação, receber um feedback sincero pode exigir maturidade emocional. Como assistente virtual, você certamente precisará lidar com essas situações com certa frequência, pois sua atuação depende de trocas para alinhar as entregas de acordo com as expectativas de seus clientes. 

Portanto, confira abaixo algumas dicas essenciais para evitar a famosa “saia justa” e aprenda a colher aprendizados com seus erros.

Feedback: o que é?

É uma forma eficaz de exemplificar resultados, sejam eles referentes a desempenho ou habilidades comportamentais. 

Costumam ser comuns principalmente em ambientes de trabalho, pois permitem que os colaboradores ou colegas de equipe mantenham-se em harmonia e em constante aprendizado. 

Um feedback eficaz pode trazer informações positivas ou negativas, mas ambas são cruciais — sendo que, o nível de maturidade e inteligência emocional irá ditar os próximos passos para a evolução individual.

Como aplicar feedbacks no dia a dia

Como secretária virtual você poderá se beneficiar e, muito, dos feedbacks, pois eles irão sinalizar o nível de satisfação de seus clientes, bem como os avanços em seus projetos. 

Além disso, quando você se dispõe a ouvir acaba transmitindo a sensação de competência, cuidado e confiabilidade. Para realizar esse trabalho de autoconhecimento e aprimoramento, existem algumas formas, mas as mais comuns são: 

Como aprender com os feedbacks

O que faz um feedback ser construtivo? Algumas qualidades como eficácia e objetividade podem auxiliar na hora de transmitir uma mensagem, principalmente se o intuito é atingir metas ou corrigir padrões comportamentais. Por isso, quanto mais claras as informações, mais certeiras serão as implementações para melhorias. 

Vale manter-se com a mente aberta, pois dessa forma é possível aprimorar seu aprendizado em busca da excelência. Peça dicas práticas, conselhos e sugestões, principalmente quando estiver atuando com diferentes tipos de serviços. Especialmente durante o início da sua jornada como assistente virtual, o segredo estará por trás das vivências, testes, estudos e feedbacks.

Leia mais: 7 dicas para ter uma comunicação mais assertiva com seus clientes 

Habilidades comportamentais, de comunicação e a autoaprendizagem são essenciais para nosso crescimento pessoal e profissional, e muitas vezes são pouco valorizadas por quem está somente em busca de habilidades técnicas, como:

Faça parte agora mesmo da maior escola de assistentes virtuais do país. Você poderá contar com aulas sobre negócios, ferramentas e marketing, e ainda terá acesso a encontros ao vivo para aprender e trocar experiências com outras AVs. 

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Entenda o que é comunicação assertiva e como inseri-la no seu dia a dia.

Ter uma comunicação assertiva faz parte do conjunto de soft skills necessário para se tornar uma assistente virtual. Mas, calma, se você não considera que tenha essa habilidade é possível desenvolvê-la. O primeiro passo para isso, no entanto, é entender o que é uma comunicação assertiva e como aplicá-la no seu dia-a-dia com os clientes. Nesse artigo contaremos como fazer isso. 

O que é comunicação assertiva?

Passar uma informação com segurança, clareza e objetividade é ser assertivo. Esse tipo de comunicação preza por construir uma conversa com base em pilares como respeito, transparência e eficiência.

A comunicação assertiva diz respeito a ser honesto em todas as suas falas, manter a consistência do discurso e fazer isso de forma objetiva e empática. Parece abstrato? Vejamos um  exemplo: se o cliente pede um trabalho não urgente às 20h que você sabe que precisa de 2 horas para ser realizado, existem duas formas de responder. Na primeira, você vai contra seus horários pré-estabelecidos e aceita a tarefa, trabalhando até tarde, sem comunicar ao cliente de forma clara o quanto isso estava fora do acordo. Na segunda, você é assertivo, ou seja, impõe seus limites de forma clara mas sem agressividade. Nesse caso, a resposta assertiva poderia ser algo como: “estou encaixando essa demanda junto das atividades para amanhã, te entrego pronta até às 14h.”

Como manter uma comunicação assertiva com o cliente?

A assertividade ajuda a criar limites e a educar o cliente, de forma simpática e direta. Por isso, ela é essencial para não deixar coisas mal resolvidas, transpassar segurança sobre a sua capacidade e prazo para a execução de tarefas e ainda impor limites de forma empática. Separamos 7 dicas de como fazer isso no dia a dia:

  1. Tenha constância no discurso: manter um padrão é crucial para construir um bom relacionamento com o cliente, passa a imagem de pessoa confiável e estável. Independente do seu humor no dia, responda o cliente sempre com o mesmo padrão de linguagem, isso ajuda na construção de um relacionamento profissional.
  2. Seja direto: o ideal, para isso, é usar frases curtas e objetivas. Não dê voltas, vá direto ao assunto. Vamos pegar um tema difícil de exemplo: você precisa reajustar o valor do seu contrato. No lugar de fazer todo um contexto, contando a história da sua família, da situação econômica do país e por fim dizendo que “precisava reajustar o contrato, será que tem como?”, seja direto e objetivo, usando dados a seu favor, se possível: “vou fazer o reajuste anual no nosso contrato, o valor passa a ser xx ao mês”. 
  3. Não deixe dúvidas: crie um discurso que o cliente entenda o que quer na primeira vez que lê a mensagem. Para isso frases curtas também são uma boa saída. A dica é  dividir o assunto em tópicos e passá-lo ponto a ponto para o cliente, confirmando se ele entendeu ou está de acordo com cada assunto. 
  4. Seja empático: ser direto não quer dizer ser grosso. Uma comunicação assertiva é objetiva mas precisa ter empatia com o interlocutor, ou seja, mostre que está preocupado com o problema do outro e está comprometido a resolvê-lo da melhor forma. Seguindo o exemplo anterior do cliente pedir uma tarefa fora do horário acordado, mostrar que resolverá a pendência assim que for possível dentro dos termos combinados, dando horário máximo para sua execução e deixando o cliente tranquilo quanto a entrega, é ser empático e assertivo.
  5. Seja seguro: mesmo que você não saiba resolver algo ou não esteja certo de uma informação, é importante passar segurança para o cliente. Sendo assim, para uma comunicação assertiva, evite frases como “não sei” e “eu acho”. Se você não sabe, diga “vou pesquisar sobre o assunto e volto com uma solução até às xxh” ou ainda “vou perguntar ao responsável e te trago a resposta dentro de xx tempo”. Agora, se você acha alguma coisa, prefira estruturas como “eu penso que” ou “de acordo com a minha experiência”. Preste atenção nos vícios de linguagem: às vezes você tem costume de falar “eu acho que sim” quando poderia apenas responder “sim”, passando mais segurança. 
  6. Construa frases com propósito e prazo: percebeu que nos exemplos de comunicação assertiva sempre colocamos uma resposta clara aliada de um prazo? Isso faz parte da construção dessa comunicação, dando objetividade ao que é falado, mostrando respeito ao cliente e preocupação em resolver o problema. Além disso, dessa forma você está sendo respeitoso com você mesmo, ao assumir responsabilidades dentro do prazo que é capaz de resolvê-las. 
  7. O corpo fala: preste atenção na linguagem corporal. Cruzar os braços quer dizer que está fechado para sugestões, balançar o pé quer dizer que está com pressa de sair do local, colocar a mão no queixo quer dizer que está analisando possibilidades, entre outros. Para passar uma mensagem congruente é preciso prestar atenção em todos os sinais que está emitindo, sejam eles verbais e corporais. 

Por fim, construir uma comunicação assertiva com o cliente é um trabalho diário. Mesmo quem possui essa soft skill precisa se policiar para manter o discurso. 

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Descubra técnicas para organizar a rotina como assistente virtual evitando a síndrome de burnout.

O trabalho remoto ganhou popularidade em 2020 em decorrência da pandemia da covid-19, fazendo com que diversos profissionais precisassem reformular suas rotinas para um novo ambiente: suas próprias casas. 

Como assistente virtual, você provavelmente já estava acostumada com a ideia de trabalhar no sistema remoto, mas certamente pode ter sentido o peso de conciliar seus afazeres domésticos com vários projetos e clientes para manter as contas em dia.

E apesar de muitas pessoas sentirem que produtividade é sinônimo de sucesso, é importante saber identificar seus limites. Atualmente, diversos sintomas físicos e psicológicos passaram a se tornar mais frequentes como estresse, ansiedade, depressão, sendo que a síndrome de burnout pode estar vinculada a vários deles.

O que é a síndrome de burnout?

De acordo com uma matéria publicada no site do médico Drauzio Varella, referência na área de saúde no Brasil, a síndrome de burnout é classificada como: “um distúrbio psíquico”. 

Os principais sintomas são: mudanças de humor, irritabilidade, problemas para se concentrar, cansaço e insônia. Vale ressaltar que o diagnóstico deve ser realizado por um especialista, pois em muitos casos pode ser necessário o uso de medicamentos ansiolíticos ou antidepressivos para tratar a condição.

Como evitar o burnout?

Ser seu próprio chefe definitivamente tem seus prós e contras. As cobranças normalmente estão relacionadas à entrada de receita, prazos, entregas de projetos — e quando você não consegue atingir suas metas acaba se deparando com a sensação de frustração.

Este cenário pode se tornar comum, principalmente entre assistentes virtuais. Mas, felizmente existe uma solução. Com a devida organização e priorização de tarefas é possível equilibrar a rotina evitando o esgotamento físico e psicológico. 

Dessa forma, você evita distrações e aprende a reconhecer os sinais de que sua produtividade e motivação não estão normais. 

Algumas dicas podem te auxiliar nesse processo:

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Ter o suporte de uma comunidade pode ser uma ferramenta vital para manter a saúde do seu negócio como assistente virtual.

Optar por uma mudança de carreira pode ser desafiante e emocionante, principalmente se está cansada do formato tradicional de trabalho. Pensando nisso, separamos as principais dicas para conquistar destaque profissional como secretária remota. Confira abaixo:

Primeiros passos

Ao iniciar uma nova ocupação como assistente virtual, por exemplo, é necessário estudar a fundo o assunto para não sofrer com empecilhos no caminho. Existem cursos profissionalizantes para desenvolver habilidades específicas e técnicas, mas tenha em mente que para obter sucesso será necessário readaptar-se, reaprender tarefas e, principalmente, ter uma rede de apoio para inserir-se em um mercado de trabalho específico

Leia mais

As 4 principais dificuldades do início da carreira como assistente virtual e como superá-las Como Ser Assistente Virtual.

O poder de uma boa rede de suporte

Os relacionamentos online proporcionam contato com outras pessoas que compartilham da mesma jornada desafiadora, porém que possuem trajetórias enriquecedoras devido às suas diferentes vivências. Parece ótimo, certo? Mas, você deve estar se questionando: como isso irá me ajudar? 

Bom, ao ter uma rede de apoio você pode enxergar soluções a partir de diferentes pontos de vista, o que pode auxiliar na tomada de decisões para resolver problemas comuns da profissão — elemento-chave se você ainda é nova na carreira de assistente virtual.

O suporte dessas pessoas é essencial durante a transição de carreira, pois elas podem auxiliar a atingir objetivos profissionais, oferecendo dicas e networking com possíveis clientes. 

É importante, entretanto, ressaltar, que apesar de as redes sociais serem comumente utilizadas para isto, mesmo aquelas especializadas em negócios, como o LinkedIn, podem não oferecer o suporte necessário para ramos pouco conhecidos no Brasil, como o de secretariado virtual.

Felizmente, existem grupos específicos aos quais você pode levar seus problemas ou dúvidas para serem resolvidas. Dessa forma, além de usufruir da opinião de um mix de especialistas na área, você também terá contato com um coworking virtual com pessoas de diferentes regiões do Brasil. 

Quais são os benefícios de uma rede de apoio profissional?

Entre os principais destacam-se:

  1. Conteúdo e suporte especializado.
  2. Rede de apoio que lhe ensinará habilidades para conquistar clientes.
  3. Mentoria com passo a passo para obter sucesso como assistente virtual.
  4. Comunidade 100% online para compartilhar experiências.

 

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Saiba como organizar um ambiente ideal para trabalhar como assistente virtual de forma organizada

Home Office virou a palavra do momento. Por conta da pandemia muitas pessoas que atuavam no escritório tiveram que improvisar lugares para trabalhar dentro de casa. Mas para quem tem esse modelo de atuação como fixo, como as secretárias remotas, a última coisa que um escritório em casa pode ser é improvisado. 

Além das questões ergonômicas e de concentração, é preciso levar o seu bem-estar em consideração na hora de montar um escritório em casa. No começo, as assistentes virtuais tendem a trabalhar da mesa de jantar, do sofá ou ser uma nômade na própria casa, parando cada hora em um lugar. Esse é um erro comum mas que pode afetar muito a motivação das profissionais: os escritórios existem para separar o momento de lazer do de trabalho.

Em home office é crucial fazer tal separação, se não, é fácil se cansar rápido do ambiente a ponto de afetar a produtividade e o momento de descanso. Pense: se teu lugar de lazer é exatamente o mesmo de trabalho, uma hora ou outra você não vai aguentar mais olhar para as mesmas paredes, a mesma decoração, ficar sentada no mesmo lugar. Então, das duas uma: ou não terá mais prazer de aproveitar sua casa nos momentos de lazer ou o trabalho vai se tornar um fardo, te deixando desmotivada. 

A primeira regra do home office, portanto, é: tenha um lugar específico só para o trabalho. O ideal é que seja um quarto separado, ou um ambiente só para isso, mas se não for possível, pode ser uma escrivaninha específica na sala, no quarto ou na sacada, por exemplo. 

Como montar um home office produtivo

Depois de separar um ambiente específico para o escritório em casa, é hora de se preocupar com os detalhes: 

  1. Ergonomia Ninguém consegue trabalhar direito com dor, certo? Então nada de pegar aquela cadeira velha com encosto reto ou um banco para trabalhar. Procure por cadeiras confortáveis que te permitam colocar os pés no chão e ficar em uma altura adequada diante da mesa — quando seus cotovelos formam um ângulo de 90° ao digitar. Ajuste a tela do computador na altura dos seus olhos, para isso, livros para regular a altura ajudam. 
  2. Iluminação e som: Garanta que o ambiente de trabalho escolhido tenha iluminação boa dia e noite, assim você pode ajustar seus horários sem se preocupar se vai forçar a vista ou não. As luzes brancas são ideais nesse caso. Outro ponto importante é garantir um lugar quieto para o trabalho, assim, durante as reuniões é possível passar mais credibilidade e profissionalismo, além de aumentar seu potencial de concentração. Com crianças e animais em casa, muitas vezes é difícil manter o silêncio, por isso, é recomendável que procure por ambiente que consiga fechar a porta ou que possa estar separada da rotina de casa. 
  3. Conexão: A conexão com a internet é tudo para quem trabalha remoto, afinal, é por meio dela que todas as atividades são executadas. Por mais que tenha um wi-fi bom, o recomendado é tentar trabalhar em um lugar que consiga fazer conexão via cabo, assim, é mais difícil de sofrer com inconstâncias no sinal. 
  4. Ambiente: Você já passou por aquele famoso bloqueio criativo, quando não consegue desenvolver algum projeto e parece que só quer sair correndo da onde está? Isso pode ter relação com o ambiente e o cômodo que escolheu para trabalhar. Acontece que lugares muito fechados e dispostos de frente para uma parede, por exemplo, fazem com que esse bloqueios sejam mais frequentes, uma vez que a mente “cansa” da vista limitada. Por isso, se possível, escolha trabalhar perto de janelas e em ambientes amplos — às vezes só mudar a posição da cadeira já faz toda diferença. 
  5. Organização: Ter um espaço organizado faz toda diferença, tanto para otimização de tempo no dia-a-dia, quanto para o melhor aproveitamento do espaço. Como em casa, geralmente, não temos gaveteiros e grandes mesas disponíveis exclusivamente para coisas de trabalho, organizar tudo de forma prática ajuda a achar os documentos importantes e liberar espaço para agendas, calendários e afins, por exemplo. 

Trabalhe de forma profissional em home office

Como um “a mais”, é possível organizar um ambiente bonito de fundo. Assim, quando for fazer chamadas de vídeo, tenha garantida uma imagem com mais profissionalismo. Se isso não for viável, é possível usar um recurso disponível em ferramentas como Zoom, Google Meets e Microsoft Teams de desfocar o fundo durante as reuniões. 

Seguindo essas dicas e mantendo o ambiente agradável, o home office se torna mais produtivo, impulsionando seus resultados como assistente virtual.

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Ao tornar-se MEI (Microempreendedor Individual) é possível contar com segurança e autonomia na carreira profissional.

As dúvidas que surgem na hora de tirar uma ideia do papel podem atrapalhar noites de sono, principalmente se você não não sabe como “vender seu peixe” na internet e encontrar clientes para o seu negócio. Por isso, se você cogita dar seus primeiros passos na carreira de Assistente Virtual confira algumas dicas imperdíveis para alavancar seu negócio em direção à formalização.

Impulsione sua carreira

O sentimento de insegurança é natural na hora de buscar a concretização do seu sonho profissional, principalmente se você está habituada ao mercado de trabalho tradicional que vincula a sensação de segurança financeira à CLT. Mas, felizmente, com a estratégia correta é possível traçar um caminho com autonomia e segurança na carreira de Assistente Virtual. Sendo que, um dos primeiros passos é colocar a “mão na massa” e agir mesmo quando o medo bater. 

Daciane Ferreira Coelho Ramos e Nathalia Avila duas alunas da Camile, comentam que: “Seguindo com disciplina os passos indicados no curso completo, a segurança e a autonomia profissional vão se tornando cada vez mais naturais, as oportunidades aparecem e o sucesso na carreira de Assistente Virtual se torna um desfecho inevitável”. 

Aprenda como conseguir clientes para o seu negócio. 

Agora, se você já presta serviços de forma virtual há algum tempo e se pergunta quando é momento certo e as principais vantagens de possuir um CNPJ, confira alguns dos benefícios abaixo:

Quando e como se formalizar?

O momento ideal para tornar-se MEI (Microempreendedor Individual) deve ocorrer após aprender com as experiências práticas. O mais indicado é que você já tenha atendido em torno de dois a três clientes, experimentando os seus serviços e conhecendo o mercado de Assistência Virtual. 

Após isso, quando você sentir necessidade de emitir Nota Fiscal basta acessar o Portal do Empreendedor e se cadastrar sem complicações. Mas, fique atenta ao site oficial e cuidado com fraudes.

O registro oficial disponível pelo Governo Brasileiro é uma alternativa aos profissionais autônomos. Para prestar serviço como secretária virtual, na hora do registro é necessário escolher o seu CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) e recomendamos que você opte por:

Além disso, vale reforçar que desde setembro de 2020 o MEI está dispensado de solicitar alvarás e licenças de funcionamento na hora de se formalizar. 

Se você deseja encontrar mais informações sobre o processo de formalização, confira nosso Guia sobre tudo o que você precisa saber sobre MEI.

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